وينصح خبراء التقنية باتخاذ إجراء وقائي خاص بتدقيق محتويات المستند، ومراجعته لضمان عدم احتوائه على شيء لا تريد مشاركته مع الآخرين.

ويمكن استخدام “مركز التحكم بالمستند” للبحث عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية في مستندات Office وإزالتها، والتي تم إنشاؤها في Office Word 2007 وOffice Excel 2007 وOffice PowerPoint 2007 والإصدارات السابقة من برامج Office هذه؛ عبر الخطوات الآتية:

افتح المستند Office الذي تريد فحصه؛ بحثاً عن البيانات المخفية، أو المعلومات الشخصية.

انقر فوق زر Microsoft Office، وفوق حفظ باسم، ثم اكتب اسماً في المربع اسم الملف؛ لحفظ نسخة عن المستند الأصلي الخاص بك.

في نسخة المستند الأصلي، انقر فوق زر Microsoft Office‏، وأشر إلى تحضير، ثم انقر فوق فحص مستند.

في مربع الحوار مركز التحكم بالمستند، حدد خانات الاختيار لاختيار أنواع المحتوى المخفي الذي تريد فحصه. للحصول على مزيد من المعلومات حول مراكز التحكم الفردية.

انقر فوق فحص.

راجع نتائج الفحص في مربع الحوار بمركز التحكم بالمستند.

انقر فوق إزالة الكل الموجود، بجوار نتائج الفحص الخاصة بأنواع المحتوى المخفي التي تريد إزالتها من المستند.

ملاحظات هامة:

– من الأفضل استخدام “مركز التحكم بالمستند” على نسخة من المستند الأصلي؛ لأن استعادة البيانات التي يقوم “مركز التحكم بالمستند” بإزالتها غير ممكنة دوماً.

– إذا قمت بإزالة المحتوى المخفي من المستند، قد لا يتسنى لك استعادته بالنقر فوق تراجع.

– لا يمكن استخدام مراكز التحكم الخاصة بـالتعليقات والتعليقات التوضيحية، وخصائص المستند والمعلومات الشخصية، والرؤوس والتذييلات في مصنف Excel الذي تم حفظه كمصنف مشترك (علامة التبويب مراجعة، أمر مصنف مشترك). ويعود سبب ذلك إلى استخدام المصنفات المشتركة للمعلومات الشخصية؛ بهدف تمكين أشخاص مختلفين من التعاون في المصنف نفسه.

لإزالة هذه المعلومات من مصنف مشترك، يمكنك نسخ المصنف، ثم إلغاء مشاركته.

لإلغاء مشاركة مصنف، في علامة التبويب مراجعة، انقر فوق مصنف مشترك. في علامة التبويب تحرير، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار السماح بالتغييرات بواسطة أكثر من مستخدم واحد وفي الوقت نفسه.

– إذا أردت إزالة بيانات مخفية، ومعلومات شخصية من مستندات تقوم بحفظها بأحد تنسيقات OpenDocument‏ (.odt،. ods،. odp)، فعليك تشغيل مركز التحكم بالمستند في كل مرة تقوم فيها بحفظ المستند بأحد هذه التنسيقات.